Dalam industri logistik, dokumen pengiriman sangat penting dalam aktivitas pengiriman barang. Dokumen yang relevan sangat dibutuhkan untuk memberikan kelancaran aktivitas pengiriman barang, terutama pengiriman dengan kargo, baik itu pengiriman dalam maupun ke luar negeri.
Dokumen pengiriman dalam pengiriman kargo tentunya memiliki jenis-jenis yang berbeda. Agar proses pengiriman barang dapat berjalan dengan lancar, jenis dokumen barang yang diperlukan tersebut juga tergantung dari jalur pengiriman yang digunakan, baik berbentuk formulir, dokumen, maupun laporan.
Baca juga: Apa Perbedaan Pick Up dan Drop Off? Berikut Penjelasannya!
Berikut ini kami akan mengajak anda untuk lebih mengenal apa saja contoh-contoh dokumen yang harus diketahui dalam proses pengiriman barang.
Contoh Dokumen untuk Pengiriman Barang
Untuk kelancaran perjalanan dalam aktivitas pengiriman barang, tentunya akan dibutuhkan berbagai dokumen sebelum barang dikirimkan ke kota tujuan. Adapun contoh-contoh dokumen untuk pengiriman barang yaitu sebagai berikut.
1. Shipping Instruction (SI)
Shipping instruction adalah suatu dokumen perjanjian pihak pertama (shipper) dengan pihak kedua (jasa ekspedisi). Dokumen ini juga merupakan surat perintah untuk melaksanakan pengangkutan barang menuju kapal.
Dokumen shipping instruction memiliki informasi mengenai detail pengiriman, seperti rincian jumlah paket, nomor kontainer, nomor segel, kode HS komoditas, dll. Dokumen tersebut sebagai suatu instruksi dalam membuat Bill of Lading yang menjadi dokumen transportasi legal.
2. Packing List
Packing list adalah salah satu dokumen wajib mengenai informasi barang yang akan dikirim. Rincian informasi pada dokumen ini memiliki data dokumen yang mendetail, mulai dari rincian jumlah barang, jenis barang, berat barang, serta dimensi barang kiriman tersebut.
Rincian dari dokumen tersebut dianggap penting sebagai sebuah informasi, tanpa mengharuskan petugas bea cukai memverifikasi barang kiriman tersebut secara fisik dengan membukanya.
3. Airwaybill
Airwaybill adalah sebuah dokumen wajib sebagai tanda terima kepemilikan pengiriman, dan dikeluarkan oleh maskapai penerbangan. Dokumen pada airwaybill berisikan rincian mengenai data pengirim dan penerima barang, berat dan jumlah barang, tanggal transaksi pengiriman, hingga tanda tangan dari pengirim dan pihak jasa ekspedisi.
Untuk anda ketahui, selain maskapai penerbangan yang mengeluarkan dokumen airwaybill, dokumen serupa juga dikeluarkan oleh kereta api , yaitu dokumen railway bill.
4. Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen yang diberikan jasa ekspedisi kepada kontainer, untuk selajutnya diperbolehkan untuk melakukan perjalanan pengiriman barang. Fungsi dari surat jalan ini sebagai bukti bahwa kontainer tersebut telah mendapatkan izin untuk berangkat, serta dapat melakukan proses loading.barang ke kapal.
Dokumen pada surat jalan memiliki informasi data seperti jumlah barang, jenis barang, hingga tanda tangan pengirim, petugas gudang, ingga sopir. Surat jalan sifatnya internal, jika perusahaan dari jasa ekspedisi tersebut mempunya jasa trucking.
5. Release Order (RO)
Release order adalah dokumen dan menjadi sebuah surat instruksi untuk melepaskan aset dari kontainer ke pemilik barang. Dokumen release order memiliki informasi sebagai surat izin penjemputan ke pihak tertentu.
Adapun rincian dari formulir release order yaitu, rincian dealer, sampai rincian mengenai materi yang dikeluarkan oleh gudang.
6. Bill of Lading (B/L)
Bill of Lading (B/L) adalah suatu dokumen perjanjian yang sifatnya mengikat, baik antara pihak pengirim dan pengangkut barang, dalam pelaksanaan aktivitas pengangkutan barang. Dokumen bill of lading berguna sebagai bukti konfirmasi barang diterima, informasi kepemilikan pengambilan barang di pelabuhan, hingga menjadi dokumen kontrak perjanjian barang yang akan dikirim. Dokumen dari B/L ini bisa ditandatangani hanya oleh perwakilan resmi pengangkut setelah nantinya diterima, agar pengiriman dapat dilaksanakan.
Rincian informasi pada dokumen bill of lading yaitu informasi mengenai identitas nama pengirim dan penerima, detail barang, tujuan pengiriman, nama kapal, nama pelabuhan untuk bongkar muat, rincian biaya, cara pembayaran, jumlah bill of lading, serta tanggal dan tanda tangan.
Dokumen Bill of Lading memiliki beberapa jenis, diantaranya sebagai berikut:
- House B/L, yakni surat yang dikeluarkan oleh pihak jasa ekspedisi,
- Through B/L, yaitu surat yang dikeluarkan pihak pelayaran, dari Port of Loading (POL) sampai ke Port of Discharge (POD),
- Combined Transport B/L, yakni surat pengangkutan barang dengan penggunaan jenis transportasi tambahan lain.
7. Equipment Interchange Receipt (EIR)
Equipment interchange receipt adalah dokumen mengenai pemeriksaan kondisi kontainer, yang dikeluarkan ketika dalam proses bongkar muat kontainer. Dokumen EIR ini dikeluarkan oleh depo pelayaran dan diberikan kepada jasa trucking. Pada dokumen ini terbagi menjadi dua macam, yaitu EIR pelabuhan asal serta EIR pelabuhan tujuan.
Rincian informasi yang tercantum pada dokumen EIR yakni terkait kode kapal dan pelayaran, daftar nomor peti kemas kontainer, posisi penyimpanan barang, hingga posisi susunan barang.
8. Delivery Order
Delivery order adalah sebuah dokumen mengenai surat perintah penyerahan barang pesanan, yang telah disepakati antara pengirim serta penerima pada gudang ekspedisi. Dokumen ini memiliki fungsi sebagai keterangan resmi bukti pembelian barang, dari pihak pengirim dan penerima.
Rincian informasi yang tercantum dalam dokumen delivery order, diantaranya yaitu detail barang, hingga tanda tangan dari penerima barang yang menjadi bukti bahwa penerima sudah menerima barang,
Jika pengiriman telah selesai, maka sejumlah dokumen pengiriman seperti SI, RO, BOL, EIR, serta surat jalan, yang melalui pengiriman armada laut, nantinya akan dikirim kembali ke pengirim. Dokumen tersebut menjadi bukti jika pengiriman barang dari pihak pengirim sudah selesai atau sampai.
Nah, itu dia contoh-contoh dokumen penting dalam pengiriman barang yang perlu anda ketahui. Semoga informasi ini bermanfaat untuk anda yang ingin melakukan pengiriman barang.
Baca juga: Ini Dia Perbedaan Ekspedisi dan Cargo dalam Layanan Pengiriman Barang
Untuk anda yang ingin melakukan pengiriman barang besar dan banyak menggunakan jasa cargo yang aman, Klik Logistics siap melayani pengiriman anda ke semua wilayah. Langsung saja menghubungi customer service Klik Logistics untuk harga terbaikmu.
